계약서, 결제, 거래처 관리를 연결하는 방법

계약, 결제, 거래처 관리는 하나의 흐름입니다

계약서는 작성됐지만 서명이 늦고, 결제 요청은 보냈지만 입금 확인이 빠지고, 거래처 담당자 변경이 기록되지 않으면 운영이 끊깁니다. 계약, 결제, 거래처 관리는 따로 보이지만 실제로는 한 흐름입니다.

핵심 요약

• 계약 발송, 서명, 결제 요청, 입금 확인을 같은 상태 흐름으로 봅니다.
• 거래처 담당자와 다음 조치일을 함께 기록합니다.
• 미서명과 미수금은 같은 후속 조치 목록에서 확인합니다.
• 자동화는 상태 요약과 누락 경고부터 시작합니다.

문제가 생기는 이유

계약 도구, 결제 도구, 거래처 관리표가 분리되어 있으면 담당자는 정보를 맞추는 데 시간을 씁니다. 계약이 완료됐는데 결제 요청이 빠지거나, 결제는 완료됐는데 거래처 후속 안내가 빠지는 일이 생깁니다.

현장 예시

서비스 계약을 체결하는 작은 팀을 생각해 보겠습니다. 계약서 초안 작성, 전자서명 요청, 결제 링크 발송, 입금 확인, 이용 안내가 차례로 이어집니다. 한 단계라도 상태가 보이지 않으면 고객은 기다리고 담당자는 다시 확인해야 합니다.

연결 절차

운영표에는 거래처명, 계약명, 계약 상태, 서명 상태, 결제 상태, 담당자, 다음 조치일, 메모를 둡니다. 기본 계약 기능은 전자계약 시스템에 필요한 기본 기능에서 확인하고, 결제 방식은 카드 키인 결제와 PG/VAN 차이를 함께 보면 좋습니다.

자동화 구조로 확장하기

상태가 표준화되면 오늘 확인할 미서명 계약, 결제 대기 건, 거래처 후속 안내를 자동으로 뽑을 수 있습니다. 매출과 미수금까지 이어지는 구조는 매출과 미수금을 함께 보는 영업관리 구조와 연결됩니다.

실행 체크리스트

• 계약 상태와 결제 상태를 같은 표에서 볼 수 있는가
• 거래처 담당자와 다음 조치일이 적혀 있는가
• 미서명, 결제 대기, 입금 확인 필요 상태를 구분했는가
• 자동 알림 전 담당자 검토가 있는가
• 완료 후 보관 위치와 후속 안내가 정리되어 있는가

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다음 단계

최근 계약 한 건을 골라 계약 발송부터 결제 확인까지 상태를 한 줄로 적어보세요. 끊긴 단계가 보이면 그 부분부터 운영표에 추가하면 됩니다.